Kasutustingimused

1Office teenuste kasutamise tingimused 01.04.2016

Käesolevat veebilehte haldab ning sellel pakutavaid teenuseid osutab 1Office Eesti OÜ (registrikood 11528017), aadress Narva mnt 5, Tallinn, Harju maakond, 10117, e-posti aadress (edaspidi 1Office).

1Office pakub ettevõtjatele (edaspidi klient) büroohotelli, virtuaalkontori, raamatupidamise, äriühingute ning juriidilisi teenuseid (edaspidi teenus või teenused).

Tellides 1Office’i veebilehelt teenuseid, nõustute käesolevate tingimustega.

Teenuse tellimine

1Office’i veebilehelt saab klient valida teenuseid. Teenuse kirjeldused on märgitud veebilehel. Pärast teenuse valimist kuvatakse vastava teenuse hind või hinna arvutamise alused.

Tellimuse vormistamiseks tuleb täita nõutud andmeväljad ning lisada isikut tõendava dokumendi koopia.

Seejärel kuvatakse teenuse eest tasutav hind. Kui tulenevalt teenuse iseloomust ei ole hinda võimalik määrata, siis kuvatakse teenuse esialgne hind ja teenuse hinna arvutamise alused.

Teenust on võimalik tellida, vajutades lingile „Telli teenus“, mille järel suunatakse klient maksekeskkonda.

Teenuse eest on võimalik tasuda krediitkaardi, pangalingi või PayPali kaudu või tellides arve e-posti aadressile. Samuti on võimalik teenust tellida, teavitades sellest 1Office’it veebipäringu või e-kirja teel.

Teenuse osutamise leping (edaspidi leping) 1Office’i ja kliendi vahel loetakse sõlmituks teenuse eest tasumisega. Lepingu sõlmimine kinnitatakse 1Office’i poolt kliendi e-posti aadressile tellimuse kinnituse saatmisega. Leping loetakse sõlmituks ulatuses, mis vastab 1Office’i veebilehel toodud teenuse kirjeldusele, hinnakirjale ja käesolevatele tingimusele.

Kui leping on sõlmitud veel äriregistrisse kandmata juriidilise isiku jaoks, siis loetakse juriidiline isik lepingu pooleks alates hetkest, kui vastav isik on äriregistrisse kantud. Asutatava juriidilise isiku nimel sõlmitud lepingust tulenevate kohustuste täitmise eest vastutab lepingu sõlminud isik. Lepingust tulenevad kohustused lähevad kliendile üle alates äriühingu äriregistrisse kandmisest. Klient kohustub teavitama 1Office’it e-kirja teel juriidilise isiku äriregistrisse kandmisest seitsme (7) tööpäeva jooksul alates juriidilise isiku äriregistrisse kandmisest.

Kliendi õigused ja kohustused

Kliendil on õigus kasutada teenuseid veebilehel märgitud teenuse kirjelduse ja hinnakirja järgi ning käesolevates tingimustes märgitud ulatuses.

Teenuse kasutamisel klient kohustub
– hoiduma 1Office’i teenuste kasutamisest ebaseaduslikul või ebaeetilisel eesmärgil, sealhulgas pettuse, ebaseadusliku materjali saatmise või hoiustamise eesmärgil;
– hoiduma 1Office’i veebilehe, tarkvara või osutatava teenuse häirimisest või kahjustamisest.

Kliendil ei ole õigust käesolevat lepingut loovutada, teenuseid edasi müüa ega anda kasutada kolmandatele isikutele.

Klient on kohustatud informeerima 1Office’it hiljemalt seitsme (7) tööpäeva jooksul kliendi kontaktandmete muutumisest.

1Office’i õigused ja kohustused

1Office’il on õigus

– saada tasu lepingus ja hinnakirjas märgitud tingimustel ja korras;

– ette teatamata ajutiselt peatada teenuse pakkumine, kui tegemist on 1Office’ist mittesõltuvate põhjustega.

1Office kohustub täitma lepingut oma erialastele teadmistele tuginedes, kliendile lojaalselt ja teenuse laadist tuleneva vajaliku hoolsusega.

Tasu maksmine

Teenuste eest tasumise alused ja kord on sätestatud 1Office’i veebilehel teenuste kirjelduse ja hinnakirja juures.

Klient kohustub arve tasuma seitsme (7) tööpäeva jooksul pärast sellekohase nõude saamist.

Kui klient kohustub maksma täiendaval määral käibemaksu, esitatakse kliendile sellekohane arve.

Raha laekumisel 1Office’ile loetakse kõigepealt tasutuks viivis, siis leppetrahv, siis tasu teenuste eest.

Tasu maksmisega viivitamisel on 1Office’il õigus nõuda kliendilt viivist 0,2% (null koma kaks protsenti) tasumata summalt iga viivitatud päeva eest ning võlaõigusseaduse § 113¹ lg 1 alusel võla sissenõudmiskulude hüvitamist summas 40 (nelikümmend) eurot iga tasumata arve korral.

1Office’il on õigus teenuste hinnakirja ühepoolselt muuta. Muudatustest teavitatakse klienti e-kirja teel vähemalt üks (1) kalendrikuu ette. Klient loetakse muudatustega nõustunuks, kui ta ei informeeri 1Office’it seitsme (7) tööpäeva jooksul muudatustega mittenõustumisest. Uue hinnakirjaga mittenõustumisel on kliendil õigus teenuste osutamise leping üles öelda, teatades sellest e-kirja teel üks (1) kalendrikuu ette.

Lepingu tähtaeg ja ülesütlemine

Leping on sõlmitud tähtajatult või kehtib tulenevalt teenuse iseloomust kuni teenuse täitmiseni.

1Office ja klient võivad lepingu korraliselt üles öelda, teatades sellest e-kirja teel ette vähemalt kaks (2) kalendrikuud.

1Office’il on õigus leping erakorraliselt etteteatamise tähtaega järgimata üles öelda järgmistel juhtudel:

– klient loovutab teenuse või annab selle käigus saadava hüve edasi kolmandale isikule;

– taustakontrolli teostamise tulemusel on 1Office’il põhjendatud kahtlus, et klient paneb toime rahapesu reeglite rikkumise või tegeleb muu ebaseadusliku või ebaeetilise tegevusega;

– klient ei tasu arvet hiljemalt 30 (kolmekümne) kalendripäeva jooksul arvates maksetähtajast;

– klient rikub lepingu olulisi tingimusi ega ole rikkumist heastanud 1Office’i määratud mõistliku aja jooksul;

– klient on edastanud ebaõigeid andmeid või jätnud teavitamata andmete muutumisest;

– kliendi vastu või kliendi poolt on kohtusse esitatud avaldus pankroti väljakuulutamiseks või pädev isik on vastu võtnud otsuse kliendi tegevuse lõpetamise kohta või kui klient ise teatab kas 1Office’ile või kolmandale isikule ajutisest või püsivast makseraskusest;

– isik, kes kliendi nimel tegi tellimuse, ei ole esitanud seaduses nõutud andmeid või on esitanud valeandmeid;

– klient on oma tegevusega kahjustanud 1Office’i mainet.

Lepingu ülesütlemisel ei kuulu kliendi poolt 1Office’ile tasutud summad tagastamisele ega tasaarveldamisele.

Kui kliendi puhul on tegemist tarbijaga, siis ei kohaldu teenustele 14-päevane taganemisõigus, sest 1Office’i osutatavad teenused on individuaaltunnustega ning sõltuvad kliendi vajadustest ja soovidest.

1Office’il on õigus käesolevaid tingimusi ühepoolselt muuta. Kehtivad teenuse osutamise üldtingimused on avaldatud 1Office’i kodulehel. Muudatustest teavitatakse klienti e-kirja teel vähemalt üks (1) kalendrikuu ette. Klient loetakse muudatustega nõustunuks, kui ta ei informeeri 1Office’it seitsme (7) tööpäeva jooksul muudatustega mittenõustumisest. Tingimustega mittenõustumisel on kliendil õigus teenuste osutamise leping üles öelda, teatades sellest e-kirja teel üks (1) kalendrikuu ette.

Isikuandmete töötlemine

1Office kogub järgmisi isikuandmeid: kliendi ja tema esindaja nimi, kliendi esindaja isikukood või sünniaeg, telefoninumber, elukoht ja e-posti aadress.

1Office kasutab ja töötleb kliendi isikuandmeid ainult selleks, et täita lepingust ning seadusest tulenevaid kohustusi. 1Office ei edasta isikuandmeid kolmandatele isikutele, välja arvatud seaduses sätestatud avaldamiskohustuse täitmiseks.

„Tunne oma klienti“ küsimustikus esitatavaid andmeid, sealhulgas nime, isikukoodi ning isikut tõendava dokumendi koopiat küsib 1Office seadusest tuleneva rahapesu tõkestamise kohustuse täitmiseks.

Kui klient on jätnud tasumata 1Office’i arved, siis on 1Office’il õigus esitada kliendi andmed maksehäirete registrile.

Konfidentsiaalsus

1Office ja klient kohustuvad mitte avaldama kolmandatele isikutele ärilist informatsiooni ning muud teavet, mis on saanud poolele teatavaks lepingu kehtivuse ajal ning mille avaldamine kolmandatele isikutele võib poolte huve kahjustada.

1Office hoiab konfidentsiaalsena kõik kliendilt saadud andmed ning edastab andmed järelevalvet teostavatele ametitele ainult juhul, kui 1Office’ile on esitatud sellekohane kohtumäärus või avaldamise kohustus tuleneb seadusest.

Vastutus

1Office vastutab Lepingu rikkumise korral tahtlikult ja raske hooletuse tõttu tekitatud kahju eest.
1Office ei vastuta lepingu rikkumiste tõttu kliendile tekkinud kaudse kahju (sh saamata jäänud tulu) eest. 1Office ei hüvita Kliendile raske hooletuse tõttu tekitatud kahju, kui vastutuskindlustus ei hüvita sellist kahju 1Office´le. 1Office ei vastuta hooletuse tõttu tekkinud kahju eest.

1Office vastu raskest hooletusest tekitatud kahju nõuete esitamise aegumistähtaeg on kuus (6) kalendrikuud alates vastava nõude tekkimisest.

1Office koguvastutus on piiratud summaga, mis on märgitud eritingimustes.

Kui kliendi tegevus toob 1Office’ile kaasa nõude (näiteks kulutused õigusabile) seoses kliendi poolt lepingu rikkumisega või vastutusega kolmandate isikute ees, on klient kohustatud 1Office’ile hüvitama kõik sellega seoses kantud kulud ja kahjud.

Kliendi poolt 1Office’i vastu esitatavate nõuete aegumistähtaeg on kuus (6) kalendrikuud alates vastava nõude tekkimisest.

Kui kliendil on 1Office’i ees täitmata kohustusi, siis võib 1Office teostada tema valduses oleva kliendi vara suhtes pandiõigust. Kui klient tahab 1Office’i ruumides paiknevaid kliendile kuuluvaid asju ära viia, võib 1Office asju kinni pidada ulatuses, mis on vajalik tema nõuete täitmise tagamiseks. 1Office teostab pandiõigust kuni kliendi poolt nõuete täitmiseni või muu tagatise andmiseni.

Vaidluste lahendamine

Vaidlused lahendatakse läbirääkimiste teel. Kokkuleppe mittesaavutamisel lahendatakse vaidlus Harju Maakohtus.

VIRTUAALKONTORI TEENUSE ERITINGIMUSED

Lepingu lõppedes kaotab klient õiguse kasutada mistahes viisil ja vormis juriidilise aadressina aadressi „Narva mnt 5, 10117 Tallinn“.

Klient kohustub hiljemalt lepingu lõppemise päeval muutma juriidilise aadressi äriregistris ning teavitama äripartnereid postiaadressi muutumisest. Kui klient ei ole ühe (1) kuu jooksul alates lepingu lõppemisest muutnud oma juriidilist aadressi äriregistris, on 1Office’il õigus nõuda kliendilt leppetrahvi summas 200 (kakssada) eurot. 1Office’il on õigus esitada äriregistrisse avaldus kliendi ebaõigete andmete kustutamiseks registrist.

Klient kohustub teatama 1Office’ile seitsme (7) tööpäeva jooksul lepingu sõlmimisest e-kirja teel isikute nimed ja kontaktandmed, kes on volitatud kliendi posti vastu võtma ning teatama viivitamatult posti vastuvõtmiseks volitatud isiku muutusest.

Lepingu lõppedes vabaneb 1Office kohustusest osutada äriaadressi ja virtuaalkontori teenuseid, sealhulgas vastu võtta ja edastada kliendi posti.

Klient kohustub virtuaalkontori teenuse käigus kogutud posti ära viima kaks (2) korda kalendriaastas või andma juhised, millisele aadressile tuleb post edastada. Asjakohased postikulud maksab klient. Kui klient ei vii posti ära ega anna juhiseid posti edastamiseks, siis on 1Office’il õigus post hävitada ning nõuda kliendilt hävitamise kulude hüvitamist. Raamatupidamise algdokumente võib 1Office säilitada kuni seitse (7) aastat. Klient on kohustatud hüvitama 1Office’ile säilitamisega seotud kulud.

1Office’i koguvastutus on piiratud summaga, mis võrdub kliendi poolt makstud virtuaalkontori teenuse ühe (1) aasta summaga.

Klient ei vabane teenuse tasu maksmise kohustusest temani mittejõudnud arve korral. Kui klient ei ole saanud 1Office’ilt arvet hiljemalt üks (1) kalendrikuu enne uue aadressiperioodi algust, kohustub klient viivitamatult sellest 1Office’it e-kirja teel teavitama.

RAAMATUPIDAMISE TEENUSE ERITINGIMUSED

Tasu maksmine

Raamatupidamise teenuse tasuarvestus on tunnipõhine ja toimub 1Office’i hinnakirja alusel. Tasu arvestuse periood on kalendrikuu.

Kui kliendil on raamatupidamise teenuse eest võlgnevus, siis 1Office peatab teenuse osutamise kuni võla tasumiseni. Kui raamatupidamise teenus on peatatud võla tõttu ning sellega kaasneb kahju kliendile, ei vastuta 1Office sellise kahju eest.

Kliendi kohustused

Klient kohustub esitama 1Office’ile iga kalendrikuu 5. (viiendaks) kuupäevaks eelmise kalendrikuu pangaväljavõtted ning hiljemalt iga kalendrikuu 10. (kümnendaks) kuupäevaks eelmise aruandekuu dokumendid. Kui klient ei esita nimetatud tähtajaks pangaväljavõtet ja dokumente, siis ei loeta lepingu rikkumiseks olukorda, kus 1Office esitab hilinenult või ei esita maksudeklaratsioone ning riiklikke aruandeid seaduses sätestatud tähtajaks.

Aastaaruande koostamiseks esitab klient hiljemalt 28. (kahekümne kaheksandaks) veebruariks 1Office’ile majandusaasta aruande vormistamiseks vajalikud dokumendid ning eelmise majandusaasta tegevusaruande.

Klient kohustub teavitama 1Office’it ettevõtte maksuregistrisse või mõnda teise registrisse kandmisest ning loa- või teatamiskohustusega tegevusalal tegutsema hakkamisest.

Klient kohustub tagama 1Office’ile esitatavate raamatupidamisarvestuse algdokumentide seotuse kliendi majandustegevusega. Juhul kui majandustehingu sisu on algdokumendil raskesti või mitmeti mõistetav ja/või teostatud tehingu seotus kliendi majandustegevusega ei ole üheselt selge, kohustub klient esitama lisateavet või täiendama dokumenti omakäelise selgitusega.

Klient volitab 1Office’it suhtlema ja esitama elektrooniliselt maksudeklaratsioone ning riiklikke aruandeid kõikidele riigiasutustele, sealhulgas Maksu- ja Tolliametile, Statistikaametile, Äriregistrile ja Haigekassale.

Klient kohustub säilitama seaduses sätestatud korras kõik ettevõttega seotud arved, tšekid jm raamatupidamise algdokumendid.

Lepingu tähtaeg ja ülesütlemine

Raamatupidamise teenuse leping on tähtajatu, v.a juhul, kui lepitakse kokku tähtajalises lepingus.

Lepingu ülesütlemise korral on 1Office kohustatud kliendile üle andma kõik 1Office’i valduses paberkandjal olevad kliendi raamatupidamisdokumendid ning elektrooniliselt kõik jooksva aasta raamatupidamissaldod.

Kui klient loobub raamatupidamise teenusest enne lepingu lõppemise päeva, kohustub klient maksma leppetrahvi viimase kuue kuu keskmise teenustasu kahekordses määras.

Raamatupidamise algdokumendid

Raamatupidamise algdokumendid tuleb esitada eesti, vene või inglise keeles. Kui klient esitab raamatupidamise algdokumendid muus keeles, siis hüvitab klient 1Office’ile sellega kaasnevad tõlkekulud. 1Office võib valida, milliselt tõlketeenuse osutajalt ta tõlketeenuse tellib, v.a juhul, kui kliendiga on kokku lepitud teisiti.

1Office’il on õigus keelduda selliste raamatupidamise algdokumentide vastuvõtmisest või nende alusel raamatupidamise toimingute tegemisest, mille puhul 1Office’il on alust arvata, et tegemist võib olla maksuõiguse rikkumisega, mille puhul kaasneb vastutus 1Office’il.

Pärast raamatupidamise aastaaruande valmimist kohustub klient raamatupidamise algdokumendid ära viima ühe (1) kalendrikuu jooksul aruande valmimisest. Kui klient ei vii raamatupidamise algdokumente nimetatud tähtaja jooksul ära, siis kohustub klient tasuma hoiustamise tasu vastavalt 1Office’i hinnakirjale. 1Office säilitab raamatupidamise algdokumente kuni seitse (7) aastat, seejärel dokumendid hävitatakse ning klient kohustub hüvitama 1Office’ile sellega kaasneva kulu.

1Office’i koguvastutus on piiratud summaga, mis võrdub kliendi poolt makstud raamatupidamise teenuse viimase kolme kuu keskmisega tasuga.

ÄRIÜHINGUTE TEENUSE ERITINGIMUSED

Klient on teadlik sellest, et äriühingute asutamine toimub Äriregistri Ettevõtjaportaalis ning 1Office pakub ligipääsu sellele portaalile. 1Office ei vastuta nende tehniliste vigade eest, mis on seotud Äriregistri Ettevõtjaportaali liidestamisega või vigade eest, mis ilmnevad Äriregistri Ettevõtjaportaalis.

1Office ei ole kohustatud tõlkima Äriregistri menetlusdokumente ega kirjavahetust, v.a juhul, kui kliendiga on vastavalt kokku lepitud.

Teenuse tasu ei sisalda teenuseid, mis kaasnevad Äriregistri puuduste kõrvaldamise määruste lahendamisega.

Kui Äriregister ei registreeri äriühingut, siis ei loeta seda 1Office’i teenuse puuduseks ning klient ei saa nõuda makstud tasu hüvitamist.

1Office’i koguvastutus on piiratud summaga, mis võrdub kliendi poolt makstud äriühingute asutamise teenuse summaga.

JURIIDILISE TEENUSE ERITINGIMUSED

Klient on kohustatud esitama 1Office’ile juriidiliste teenuste teostamiseks õiged ja kontrollitud andmed. Juriidiliste teenuste puhul lähtub 1Office kliendi esitatud teabest ja lähteülesandest. 1Office ei teosta juriidiliste teenuste osutamisel õigusriskide analüüsi, v.a juhul, kui kliendiga on kokku lepitud teisiti.

1Office’il on õigus loobuda juriidilise teenuse osutamisest, kui selgub, et kliendi ülesannet ei ole võimalik kehtiva õiguse alusel lahendada või kui klient soovib juriidilist teenust kasutada ebaseadusliku tegevuse või toimingu läbiviimiseks.

Juriidiliste teenuste osutamisel ei sisalda teenuse tasu riigilõive ega teisi ametlikke lõive või tasusid.

Kui klient on ostnud juriidilise teenuse ning teenuse osutamise käigus selgub, et vastava ajamahuga ei ole võimalik juriidilist teenust osutada, siis on 1Office’il õigus peatada juriidilise teenuse osutamine kuni ajani, mil klient on tasunud täiendava tasu.

1Office nõustab klienti kehtiva õiguse alusel ja Eesti õigussüsteemis lubatud ulatuses. Klient on teadlik sellest, et 1Office ei saa tagada, et riigiasutuste, kohaliku omavalitsuse või muude avalikke ülesandeid täitvate isikute otsused või toimingud on alati kliendi suhtes soodsad.

1Office’i koguvastutus on piiratud summaga, mis võrdub nõude aluseks oleva juriidilise teenuse tasu summaga.