Teenusetingimused
1Office’i Teenusetingimused alates 05.06.2023
Seda veebisaiti www.1office.co haldab 1Office OÜ, registrikood 12310390, aadress Narva mnt 5, Tallinn, Eesti, 10117, e-posti aadress sales@1office.co ning sellel pakutavaid teenuseid osutavad järgmised 1Office kontserni kuuluvad ettevõtted, millest igaüks, sõltuvalt tellitud teenusest, on edaspidi nimetatud kui 1Office:
1Office Estonia OÜ, registrikood 11528017, aadress Narva mnt 5, Tallinn, Eesti, 10117, e-posti aadress estonia@1office.co.
1Office Latvia SIA, registrikood 40203020459, aadress Brīvības iela 40 – 26A, Rīga, LV-1050, Läti, e-posti aadress latvia@1office.co.
1Office Lithuania UAB, registrikood 304628660, aadress T. Narbuto 5, Vilnius LT-08103, Leedu, e-posti aadress lithuania@1office.co.
1Office Finland Oy, registrikood 2486002-1, aadress Urho Kekkosen katu 4-6E, Helsingi 00100, Soome, e-posti aadress finland@1office.co.
1Office Sweden AB, registrikood 556862-7672, aadress Kungsbro strand 29, 112 26 Stockholm, Rootsi, e-posti aadress sweden@1office.co.
1Office Group Ltd, registrikood 08815683, aadress 65 London Wall, London, EC2M 5TU, Suurbritannia, e-posti aadress uk@1office.co.
1Office Formations Ireland, registrikood 703400, aadress 38 Fitzwilliam Street Upper, Dublin D02 KV05, Iirimaa, e-posti aadress ireland@1office.co.
Teenused
1.1. 1Office’i kontserni ettevõtete pakutavate teenuste (Teenus(-ed)) kirjeldus ja hinnakujundus on märgitud 1Office’i veebisaitidel (https://1office.co/), My1Office portaalis (Portaal) (https://my1office.co/) või Kliendile tehtud Teenusepakkumuses.
1.2. Käesolevaid Teenuste kasutustingimusi (Teenusetingimused) kohaldatakse kõigi Teenuste suhtes ja need moodustavad siduva Lepingu (Leping) 1Office’i ja 1Office’i Teenuste kasutaja (Klient) vahel. Kehtivaid Teenusetingimusi tutvustatakse 1Office’i veebisaidil ja Portaalis.
1.3. 1Office’i Teenuseid ostes nõustute käesolevate Teenusetingimustega.
My1Office’i konto
2.1. Teenuste tellimiseks, kasutamiseks ja haldamiseks peab Kliendil olema konto 1Office’i Portaalis (Kasutajakonto).
2.2. Pärast 1Office’ist Teenuste ostmist luuakse igale Kliendile automaatselt Kasutajakonto. Kasutajakonto võib luua ka registreerumisega Portaalis, aadressil https://my1office.co/ või 1Office’i veebisaitidel. Kasutajakonto aktiveeritakse 1Office’ist Teenuste ostmisel.
2.3. Kasutajakontole pääseb juurde 1Office’ist Teenuste ostmisel või registreerumisel antud e-posti aadressi (Peamine E-post) ja parooli abil (Sisselogimisandmed).
2.4. Kasutajakontole pääseb juurde Facebook’i, LinkedIn’i ja Google’i kontode kaudu.
2.5. Klient on kohustatud hoidma konfidentsiaalsena Kasutajakonto Sisselogimisandmeid ning neid kolmandatele isikutele mitte avaldama. Klient on kohustatud teatama viivitamatult 1Office’ile kahtlusest, et Sisselogimisandmed võivad olla sattunud kolmandate isikute valdusesse ja parooli asendama. 1Office võib Kasutajakonto blokeerida, kui on kahtlust arvata, et volitamata kasutaja pääseb sellele juurde.
2.6. Kliendil on õigus Lepingu kehtivuse ajal Kasutajakontot hallata, st. Kasutajakontot luua, muuta ja kustutamist taotleda. Kasutajakonto kustutamisel kustutatakse selle sisu. 1Office ei taga kustutatud Kasutajakonto sisule edasist juurdepääsu.
2.7. 1Office’il on õigus juurdepääs Kasutajakontole ette teatamata blokeerida ilma igasuguse vastutuseta Kliendi ees juhul, kui Klient rikub 1Office’iga sõlmitud Lepingut. Kasutajakonto aktiveerimise tingimuseks on Lepingu nõuetekohane täitmine ja Kliendi poolt aktiveerimistasu maksmine.
2.8. Kasutajakonto inaktiveeritakse 1Office’i poolt Lepingu lõppemisel vastavalt käesolevatele Teenusetingimustele.
2.9. 1Office säilitab Kasutajakonto sisu 60 päeva jooksul pärast Kasutajakonto inaktiveerimist.
Teenuste tellimine
3.1. 1Office’i Teenuseid saab tellida (i) 1Office’i kontserni kuuluvate ettevõtete e-poodidest, (ii) Portaalist, (iii) veebipäringu või (iv) järelepärimise kaudu e-posti teel aadressil sales@1office.co.
3.2. Teenuseid saab tellida eraldi või kombineerituna pakettideks, lähtudes Teenuse kirjeldusest 1Office’i veebisaidil, Portaalis või Kliendile tehtud Teenusepakkumuses.
3.3. Teenused, hinnad ja kohaldatav valuuta on erinevates 1Office’i kontserni kuuluvates ettevõtetes erinevad ning need võivad erineda e-poodides, Portaalis ja Kliendile tehtud Teenusepakkumuses. Enne ostu sooritamist tutvuge Teenusekirjelduse ja hinnakujundusega.
3.4. Teenuste tellimise protsess sõltub teie valitud tellimise viisist ja see saab toimuda järgnevalt:
(i) tellides e-poest, valides e-poes Teenuse ja vajutades lingile „Lisa ostukorvi“. Seejärel palutakse Teil liikuda ostukorvi, täita tellimisvorm ja esitada tellimus;
(ii) tellides Portaalist, valides Portaalis pakutavaid Teenuseid, täites ankeedi, vajutades lingil „Maksa krediitkaaridga“. Seejärel juhitakse Teid ostukorvi, et lõpetada tellimisvorm ja esitada tellimus;
(iii) – (iv) kui tellite veebipäringu või e-posti teel, lisab 1Office teie valitud Teenused e-poe ostukorvi ja saadab e-postiga makselingi. Seejärel palutakse Teil liikuda ostukorvi, täita tellimisvorm ja esitada tellimus.
3.5. Tellides Teenuseid äriühingu nimel kinnitate oma esindusõigust äriühingule siduvate kohustuste võtmiseks ning äriühingu nimel käesoleva Lepingu sõlmimiseks 1Office’iga.
3.6. Pärast Teenuse valimist kuvatakse e-poe ostukorvis Teenuse hind. Kui Teenuse olemuse tõttu ei saa hinda kuvada, kuvatakse Teenuse alghind ja Teenuse hinna arvutamise alused.
3.7. Leping loetakse sõlmituks Teenuse eest tasumisega ja ulatuses, mis vastab 1Office’i veebisaitidel, Portaalis või 1Office’i poolt Kliendile Teenusepakkumuses esitatud kirjeldusele ja hinnale ning käesolevatele Teenusetingimustele.
3.8. Teenuse eest tasumisega sõlmib Klient Lepingu Tellimuse kinnituses ja arvel näidatud 1Office’i kontserni ettevõttega ning Teenust osutab Kliendile nimetatud 1Office’i kontserniettevõte.
3.9. Lepingu sõlmimist kinnitab 1Office, saates Peamisele E-posti aadressile Tellimuse kinnituse ja arve.
3.10. Kui Leping sõlmitakse veel registreerimata äriühingu jaoks, loetakse see äriühing Lepingu pooleks ja Lepingust tulenevad kohustused lähevad äriühingule üle alates hetkest, mil äriühing on äriregistrisse registreeritud. Klient kohustub teatama 1Office’ile e-posti teel ettevõtte äriregistrisse kandmisest seitsme (7) tööpäeva jooksul.
3.11. Teenuse osutamine algab Teenuse eest tasumise ja Kliendi poolt „Tunne oma klienti” (KYC) protseduuri edukat läbimist, vastavalt käesolevatele Teenusetingimusele.
3.12. Tulenevalt EL-i kehtestatud määrustest, riiklikest rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise (AML) seadustest ning vastavalt 1Office’i rahapesuvastase riskihindamispoliitikale ei osuta me Teenuseid järgmistele isikutele:
– riikliku taustaga isikud (PEP), sealhulgas nende pereliikmed ja isikud, kes on teadaolevalt riikliku taustaga isikutele lähedased isikud;
– isikud, kes on kantud rahvusvaheliste sanktsioonide nimekirja;
– kliendid, kes on pärit EL ja FATF’i määratud kõrge riskiga riikidest.
3.13. Tellides Teenust 1Office’ilt kinnitate, et äriühingu tegelikud kasusaajad ja juhtorgani liikmed ei ole eelmises punktis nimetatud isikud. Klient peab 1Office’it viivitamata teavitama ettevõtte tegelike kasusaajate või juhtorgani liikmete staatuse muutumisest.
Teenustasud ja maksetingimused
4.1. 1Office’i teenustasud kuvatakse 1Office’i veebisaitidel, Portaalis või 1Office’i poolt Kliendile tehtud Teenusepakkumuses.
4.2. Teenuseid osutatakse ettemaksu alusel, kui 1Office ja Klient ei ole kokku leppinud teisiti.
4.3. Kui Teenuste eest tuleb tasuda käibemaksu, peab Klient tasuma käibemaksu kehtiva määra ulatuses.
4.4. Teenustasud ei sisalda Teenustega seotud kolmandate osapoolte kulusid (näiteks riigilõivud, notaritasud, tõlketasud, kulleritasud jne), kui 1Office ja Klient ei ole kokku leppinud teisiti.
4.5. 1Office jätab endale õiguse muuta Teenustasusid ühepoolselt. Teenustasude muutumisest teavitatakse Klienti Peamise E-posti teel vähemalt üks (1) kalendrikuu ette. Klient võib keelduda uute Teenustasude aktsepteerimisest ning öelda Lepingu üles, teatades ülesütlemisest e-kirja teel või lõpetades püsitellimuse ühe (1) kalendrikuu etteteatamistähtaja jooksul. Kui Klient ei ole Lepingu ülesütlemise teadet õigeks ajaks esitanud ega püsitellimust lõpetanud, loetakse ta uue Teenustasuga nõustunuks. Uued Teenustasud hakkavad kehtima alates uuest Teenuseperioodist.
4.6. Makseviisid erinevad sõltuvalt Teenusest ja Teenusepakkujast 1Office’i kontsernis.
4.7. E-poodides, veebipäringu ja e-posti teel tellitud Teenuste eest saab tasuda krediitkaardi, pangalingi ja pangaülekandega. Täpne makseviis kuvatakse 1Office’i e-poe ostukorvis.
4.8. Portaalis tellitud Teenuste eest saab tasuda krediitkaardiga.
4.9. Teatavaid Teenuseid saab osta perioodilise ettemakstud tellimustena (Püsimakse), mis põhinevad 1Office’i veebisaitidel ja Portaalis toodud Teenuste kirjeldustele.
4.10. Püsitellimust uuendatakse automaatselt püsitellimuse perioodi lõpus.
4.11. Püsimakse valimisel peab krediitkaardi omanik esitama järgmised andmed: krediitkaardi number, aegumiskuupäev ja CVC kood. Esitades 1Office’ile oma krediitkaardi andmed, volitate 1Office’it uue Teenuseperioodi alguses, maksekuupäeval sellelt krediitkaardilt Teenustasu maha arvama.
4.12. Kui Klient soovib Püsimakset muuta, on vajalik 1Office’i eelnev nõusolek ja selle eest võib lisanduda Teenustasu.
4.13. Püsimakse valimisel võtab Klient endale kohustuse hoida kontol piisavalt raha Teenuste eest tasumiseks. 1Office võib Tellitud Teenuste eest väljastada arveid.
4.14. 1Office’i väljastatud arved tuleb Kliendil tasuda seitsme (7) kalendripäeva jooksul alates arve väljastamise kuupäevast.
4.15. Teenustasu maksmisega viivitamisel on 1Office’il õigus nõuda Kliendilt viivist 0,2% (null koma kaks protsenti) tasumata summalt iga viivitatud päeva eest ning võla sissenõudmiskulude hüvitamist või meeldetuletustasude maksmist kuni 40 EUR iga tasumata arve eest.
4.16. Kliendilt raha sissenõudmisel arveldatakse 1Office poolt esmajärjekorras viivised, seejärel kohaldatavad lisatasud ja viimasena Teenustasu.
Kliendi õigused ja kohustused
5.1. Kliendil on õigus kasutada tellitud Teenuseid vastavalt 1Office’i veebisaitidel, Portaalis või 1Office’i tehtud Teenusepakkumuses toodud Teenusekirjeldusele ja käesolevale Lepingule.
5.2. Klient peab tasuma Teenustasu 1Office’i veebisaitidel ja Portaalis avaldatud või 1Office’iga eraldi kokkulepitud hinnas ja käesolevas Lepingus ettenähtud tingimustel.
5.3. Teenuste kasutamisel kohustub Klient:
– oma äritegevust teostama vastavalt kehtivatele seadustele, määrustele ning heale moraalile ja tavadele;
– tegema kõigis Teenustega seotud küsimustes koostööd 1Office’iga;
– edastama meile sellise teabe ja dokumendid, mida võime Teenuste osutamiseks mõistlikult nõuda, ning tagama, et selline info on täielik ja täpne;
– hoiduma 1Office’i veebisaitide, tarkvara, intellektuaalomandi või Teenuste katkemise põhjustamisest või kahjustamisest;
5.4. Klient ei tohi käesolevat Lepingut loovutada ega Teenuseid kolmandatele isikutele edasi müüa, välja arvatud juhul, kui 1Office’iga pole kokku lepitud teisiti.
5.5. Klient on kohustatud edastama 1Office’ile peamise e-posti aadressi (Peamine E-post) ja teavitama viivitamatult e-posti aadressi muutumisest. Klient on nõus, et 1Office saadab kõik käesoleva Lepinguga seotud teated Peamisele E-posti aadressile ja kõik teated loetakse Kliendile edastatuks viie (5) kalendripäeva jooksul pärast edastamist.
5.6. Rahapesuvastaste õigusaktidega kehtestatud nõuete tõttu peab Klient täielikult täitma 1Office’i „Tunne oma klienti“ protseduuride nõudeid. 1Office’i „Tunne oma klienti“ protsess nõuab, et iga Klient esitaks kohe pärast Teenuste tellimist kogu nõutud info ja kehtiva isikuttõendava dokumendi koopia. 1Office kinnitab teie vastavust „Tunne oma klienti“ protseduuri nõuetele või küsib Teilt selgitavaid lisaküsimusi. „Tunne oma klienti“ protseduuri nõudeid peab Klient teostama igal aastal. 1Office eeldab esitatud teabe õigsust. Teenuseid ei osutata enne, kui teie vastavus meie „Tunne oma klienti“ protseduurireeglitele on kinnitatud.
1Office’i õigused ja kohustused
6.1. 1Office kohustub osutama Teenuseid vastavalt Teenusekirjeldusele ning kooskõlas Teenuseid reguleerivate õigusaktidega. Teenuste osutamisel juhindub 1Office Teenuste suhtes kohaldatavatele standarditele ja heale tavale.
6.2. 1Office jätab endale õiguse mitte osutada Teenuseid Klientidele, kes ei vasta meie rahapesuvastase riskihindamise poliitikale või meie äranägemisel ei vasta muudel põhjustel meie kliendiprofiilile.
6.3. 1Office jätab endale õiguse kasutada alltöövõtjaid Kliendile Teenuste osutamiseks.
6.4. 1Office võib Teenuste osutamise etteteatamata ja vastutuseta Kliendi ees ajutiselt peatada, kui:
6.4.1. Kliendil on võlg 1Office’i kontserni kuuluva ettevõtte ees või
6.4.2. Klient ei esita 1Office’ile informatsiooni ega dokumente, mis on vajalikud käesoleva Lepingu täitmiseks, või
6.4.3. Teenuste osutamine peatatakse 1Office’ist sõltumatutel põhjustel.
6.5. Kontorite avamisajad on avalikustatud 1office.co kodulehel.
6.6. 1Office jätab endale õiguse käesolevaid Teenusetingimusi ühepoolselt muuta. Kehtivad Teenusetingimused on avaldatud 1Office’i veebisaitidel ja Portaalis. Kliendile teatatakse muudatustest e-posti teel vähemalt üks (1) kalendrikuu ette, välja arvatud juhul, kui muudetud tingimused on Kliendile soodsamad. Muudatustega mittenõustmisel on Kliendil õigus Leping üles öelda teatades sellest 1Office’ile e-kirja teel ette nimetatud (1) kalendrikuu etteteatamistähtaja jooksul. Kui Klient ei ole Lepingu ülesütlemise teadet õigeks ajaks esitanud, loetakse ta uute Teenusetingimustega nõustunuks.
Lepingu kehtivus ja lõppemine
7.1. Leping on sõlmitud tähtajatult või Teenuse olemusest tulenevalt kehtiv kuni Teenuse osutamiseni.
7.2. 1Office ja Klient võivad Lepingu ühepoolselt lõpetada, teatades sellest e-postiga vähemalt kaks (2) kalendrikuud ette, välja arvatud kui käesolevas Lepingus on sätestatud teisiti.
7.3. Klient võib püsimakse põhise teenuste paketi igal ajal tühistada. Püsimakse põhise teenuste paketi tühistamine tähendab Lepingu ülesütlemist Kliendi poolt.
7.4. Püsimakse põhise teenuste paketi tühistamiseks peab Klient sisenema my1Office portaali, valima „myCompany“ ning vajutama „Unsubscribe package “. Kliendile antakse valik, kas tühistada püsitellimus või jätkata püsitellimust. Püsitellimuse tühistamisega lõpeb vastavate Teenuste osutamine 1Office poolt Kliendi poolt Lepingu lõpetamise päeval.
7.5. Lepingu lõppemisel 1Office’ile makstud summasid ei tagastata ega tasaarvestata Kliendi kasuks.
7.6. 1Office jätab endale õiguse Leping üles öelda igal ajal ilma tagasimakseid teostamata ja vastutuseta Kliendi ees, saates ülesütlemisteate Peamisele E-posti aadressile, järgmistel juhtudel:
– 1Office ei ole Kliendist sõltuvate asjaolude tõttu saanud 3 (kolme) kuu jooksul alates Lepingu sõlmimisest Teenuseid vastavalt Teenusekirjeldusele osutada;
– Klient on edastanud mittetäielikku või ebaõiget teavet või ei ole esitanud infot või dokumente, mida 1Office käesoleva Lepingu täitmiseks on nõudnud;
– Klient ei ole esitanud kahe (2) kuu jooksul alates Lepingu sõlmimisest 1Office’i poolt „Tunne oma klienti“ protseduuri lõpuleviimiseks vajalikku infot ja dokumente või ei uuenda andmeid vastavalt käesolevale Lepingule;
– tegeliku kasusaaja ja / või juhtorgani liikme staatus ei vasta 1Office’i rahapesuvastase riskihindamise poliitikale;
– Kliendi tegevuse tagajärjel ei suudaks 1Office’i järgida Teenuste osutamisega seotud õigusnorme;
– 1Office on Kliendile Teenuste osutamiseks andnud juhiseid, kuid Klient ei tegutse vastavalt nendele juhistele;
– Klient ei maksa arveid hiljemalt 30 (kolmekümne) kalendripäeva jooksul alates maksetähtajast;
– Klient loovutab Teenuse kellelegi teisele või annab selle käigus saadud soodustused üle kolmandale isikule;
– 1Office’il on põhjust arvata, et Kliendi tegevus võib kahjustada või on kahjustanud 1Office’i mainet ja / või firmaväärtust.
7.7. Kui Kliendil on 1Office’i Teenuste eest maksmata arveid, jätab 1Office endale õiguse tühistada kõik Teenused ja lõpetada Kliendiga Teenuste osutamiseks sõlmitud Leping.
7.8. Kasutajakonto inaktiveeritakse 1Office’i poolt Lepingu lõppemisel vastavalt käesolevatele Teenusetingimustele.
7.9. Kui Klient on tarbija, siis 14-päevane Lepingust taganemise õigus Teenustele ei kehti, kuna 1Office’i pakutavad Teenused on individuaalsete omadustega ja sõltuvad Kliendi vajadustest ja soovidest.
Isikuandmete töötlemine
8.1. 1Office’i kontserni kuuluvad ettevõtted töötlevad Kliendilt kogutud isikuandmeid vastavalt kehtivatele andmekaitseseadustele, sealhulgas isikuandmete kaitse üldmäärusele (EL) 2016/679 (GDPR).
8.2. 1Office’i kontserni kuuluvad ettevõtted võivad töödelda Kliendilt kogutud Isikuandmeid Vastutava töötlejana ja Volitatud töötlejana.
8.3. Isikuandmete töötlemise eesmärk on Teenuste osutamine, Teenuste täiustamine, Klienditoe pakkumine ja Klientide kursis hoidmine 1Office’i Teenuste ja uudistega.
8.4. Üksikasjad, kuidas 1Office töötleb Isikuandmeid, on toodud meie privaatsusteates. Enne Teenuste ostmist tutvuge meie privaatsusteatega.
8.5. Volitatud töötlejana Isikuandmete töötlemise üksikasjad on esitatud meie Andmetöötluslepingus (DPA), mis on käesoleva Lepingu lisa. Enne Teenuste ostmist tutvuge meie Andmetöötluslepinguga.
8.6. Kõik isikuandmete töötlemisega seotud küsimused palume esitada aadressile sales@1office.co.
Konfidentsiaalsus
9.1. Käesoleva Lepingu täitmise ajal hoiab 1Office Kliendi tootmis- ja ärisaladusi konfidentsiaalsetena. Konfidentsiaalsuskohustus tuleneb seadusest.
9.2. 1Office ei pea konfidentsiaalsuskohustust järgima, kui Klient on andnud loa teabe avaldamiseks. 1Office võib ilma Kliendi nõusolekuta avaldada Kliendiga seotud konfidentsiaalset informatsiooni Lepingu alusel Teenuse osutamiseks kaasatud kolmandatele isikutele ning juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest (sh notaritele, tõlkidele, riigiasutustele).
9.3. 1Office ja Klient kohustuvad mitte avaldama kolmandatele isikutele teavet, mis on teiselt poolelt saadud käesoleva Lepingu alusel või mille olemust tuleks käsitleda konfidentsiaalsena (Konfidentsiaalne teave). Konfidentsiaalset teavet võib kasutada ainult käesoleva Lepingu kohaste kohustuste täitmiseks.
9.4. Informatsiooni ei loeta Konfidentsiaalseks teabeks, kui see:
– on või muutub avalikkusele üldiselt kättesaadavaks või tehakse teatavaks üldkasutatavas inforuumis – muul viisil kui käesoleva Lepingu rikkumise tõttu;
saadi kolmandalt isikult seaduslikult ning teabe saamise ajal konfidentsiaalsuskohustust rikkumata; või
– tuleb avalikustada kohaldatava õiguse alusel või kohtu nõudmisel.
9.5. 1Office võib avaldada konfidentsiaalset teavet kolmandatele isikutele ilma Kliendi loata, kui see on vajalik Kliendi tellitud Teenuse osutamiseks, tingimusel, et kolmas isik, kellel on sellisele teabele juurdepääs, on seotud Lepingus või seaduses ettenähtud konfidentsiaalsuskohustusega.
9.6. Konfidentsiaalse Teabe avalikustamisest volitamata kolmandale isikule tuleb teatada viivitamatult e-kirja teel.
Vastutuse piiramine
10.1. 1Office vastutab ainult käesolevast Lepingust tulenevate kohustuste täitmise eest. 1Office ei vastuta Kliendi kohustuste täitmise eest, mis tulenevad Kliendi tegevusele kohaldatavatest seadustest ja muudest aktidest.
10.2. 1Office ei vastuta Kliendi ees kahjude, kahjustuste, tasude ega kulude eest, mis tulenevad Teenuste ajutisest peatamisest kooskõlas käesoleva Lepinguga.
10.3. 1Office ei vastuta Kliendi ees kahjude, kahjustuste ega kulude eest, mis tulenevad Teenuste osutamisest Kliendi esitatud mittetäieliku või nõuetele mittevastava teabe alusel.
10.4. 1Office ei vastuta Kliendi ees, kui käesolevast Lepingust tulenevate kohustuste täitmata jätmise põhjustavad Kliendist sõltuvad asjaolud.
10.5. 1Office ei vastuta Kliendi ees kahjude, kahjustuste, tasude või kulude eest, mis tulenevad Lepingu lõpetamisest vastavalt Lepingu punktidele 7.3. või 7.6.
10.6. 1Office vastutab käesoleva Lepingu tahtlikust rikkumisest või raskest hooletusest Kliendile tekitatud kahjude eest.
10.7. 1Office ei vastuta Lepingu rikkumisega Kliendile tekitatud kaudse kahju (sh. saamata jäänud tulu) eest. 1Office ei hüvita raskest hooletusest tulenevat kahju, kui vastutuskindlustus ei kata 1Office’ile sellist kahju.
10.8. 1Office’i vastu käesoleva Lepingu alusel pretensioonide esitamise tähtaeg on kuus kalendrikuud alates Kliendile kahju põhjustanud toimingu või sündmuse toimumisest.
10.9. 1Office’i kogu Lepingust tulenev vastutus on piiratud Kliendi poolt Lepingu alusel makstava Teenustasuga, kui eritingimustes ei ole sätestatud teisiti.
10.10. Kui Kliendi tegevuse tõttu tekib 1Office’ile kahju, kulutusi või kulusid (näiteks õigusabikulusid) või vastutus kolmandate isikute ees seoses Kliendi poolt Lepingu rikkumisega, on Klient kohustatud hüvitama 1Office’ile kõik sellega seoses kantud kulud ja kahjud.
10.11. Kui Kliendil on 1Office’i ees tähtajaks tasumata kohustusi, võib 1Office kasutada tema valduses oleva Kliendi vara kinnipidamisõigust. Kui Klient soovib Kliendile kuulunud vara, mis asub 1Office’i ruumides, tagasi enda omandusse saada, võib 1Office esemeid kinni pidada ulatuses, mis on vajalik ettevõtte nõuete täitmise tagamiseks. 1Office kasutab kinnipidamisõigust kuni Kliendi poolt nõude täitmiseni või muu tagatise esitamiseni.
10.12. 1Office ei vastuta juhul, kui vääramatu jõud ning muud rikked ja häired, mida 1Office ei põhjusta ega nende kulgu ei saa mõjutada, takistavad Kliendil Kasutajakontot või selle Teenuseid kasutamast.
10.13. 1Office ei vastuta Kasutajakonto kasutamisel tekkivate viivituste, häirete või rikete eest, mis on põhjustatud hooldus- ja arendustöödest või häiretest kolmandate osapoolte süsteemides, mis mõjutavad Kasutajakonto kasutamist.
10.14. 1Office ei vastuta Kasutajakonto loata kasutamise eest.
Vaidluste lahendamine
11.1. Kõiki käesolevast Teenusetingimustest tulenevaid küsimusi, mida käesolevad Teenusetingimuste sätted ei reguleeri, lahendatakse kooskõlas vastava 1Office’i kontserni kuuluva ja Kliendile Teenuseid pakkuva ettevõtte riigi seadustele.
11.2. Palume esitada käesolevast Lepingust tulenevad kaebused e-posti aadressile sales@1office.co. 1Office vastab kaebusele e-posti teel 15 päeva jooksul pärast selle saamist.
11.3. Vaidlused lahendatakse läbirääkimiste teel. Kui kokkuleppele ei jõuta, lahendatakse vaidlus Kliendile Teenuseid osutava 1Office’i kontserni kuuluva ettevõtte asukohajärgses kohtus.
VIRTUAALKONTORI TEENUSE ERITINGIMUSED
12.1. Virtuaalkontori teenus sisaldab juriidilise aadressi, kontaktisiku ja direktori aadressi osutamise teenust vastavalt 1Office’i veebisaitidel, Portaalis või Kliendile tehtud pakkumises osutatavate Teenuste kirjeldusele. Virtuaalkontori teenuse kasutamine eesmärkidel, mis ei sisaldu Teenusekirjelduses, pole lubatud.
12.2. Kliendil on õigus kasutada Teenust ja registreerida äriregistrisse juriidiline aadress, kontaktisik või direktori aadress pärast Teenustasu maksmist ja „Tunne oma klienti“ protsessi lõpuleviimist.
12.3. Kui Klient registreerib juriidilise aadressi, kontaktisiku või direktori aadressi enne „Tunne oma klienti“ protsessi lõpuleviimist, ei võta 1Office Kliendile edastatud kirju ja dokumente vastu. Sellises olukorras ei vastuta 1Office kaotsimineku või kahjude eest, mis on Kliendile posti saatmata jätmise tõttu tekkinud.
12.4. Virtuaalkontori teenus on perioodiline ettemaksupõhine püsiteenus ning Teenuseperiood algab Teenuse eest tasu maksmise hetkest.
12.5. 1Office võtab Kliendi nimel vastu kirju ja dokumente ning laeb digitaalsed failid üles Kasutajakontole. Salvestamiseks peab Klient kirjad ja dokumendid alla laadima. 1Office ei ole kohustatud hoidma Kliendi jaoks Kasutajakontol üles laetud kirjade ja dokumentide koopiaid.
12.6. Virtuaalkontori teenus sisaldab 90-päevast Kliendi kirjade ja dokumentide füüsilist säilitamist. Vastuvõtmata kirjad hävitatakse. 1Office ei vastuta Kliendi ees kahjude, kahjustuste, tasude ega kulude eest, mis tulenevad kirjade hävitamisest vastavalt käesolevale Lepingule.
12.7. Kõik Kliendi poolt posti kättetoimetamise ja postisaladuse hoidmisega seotud nõuded tuleb edastada riiklikule postiteenuse pakkujale või seotud kullerteenuse pakkujale.
12.8. Klient kohustub seitsme (7) tööpäeva jooksul alates Lepingu sõlmimisest teatama 1Office’ile e-posti teel nende isikute nimed ja kontaktandmed, kellel on õigus Kliendi volitusel posti vastu võtta ning teavitama viivitamatult selliste isikute muutumisest.
12.9. 1Office jätab endale õiguse muuta virtuaalkontori teenuse käigus Kliendile pakutavat aadressi. Sellise aadressimuutuse korral teatatakse sellest Kliendile Peamise E-posti teel kuni kaks (2) kuud ette.
12.10. Lepingu lõppemisel kaotab Klient õiguse kasutada 1Office’i pakutavat juriidilist aadressi, kontaktisiku teenust ja direktori aadressi mis tahes viisil või vormis alates Lepingu lõppemise kuupäevast.
12.11. Klient kohustub muutma äriregistrisse kantud juriidilist aadressi ja / või kontaktisikut ning teatama aadressi muutumisest oma äripartneritele Lepingu kehtivuse viimasel päeval. Kui Klient pole ühe (1) kuu jooksul pärast Lepingu lõppemist muutnud äriregistris oma juriidilist aadressi ja / või kontaktisikut, esitab 1Office äriregistrisse avalduse juriidilise aadressi, kontaktisiku või direktori aadressi äriregistrist kustutamiseks ja võib nõuda Kliendilt leppetrahvi summas, mis on võrdne ühe (1) aasta Teenustasuga. Leppetrahvi tasumine ei vabasta Klienti kohustusest muuta äriregistris juriidilist aadressi, kontaktisikut või direktori aadressi.
12.12. 1Office’i täielik vastutus seoses virtuaalkontori teenusega on piiratud summaga, mis on võrdne Kliendi poolt makstava ühe (1) teenuseperioodi Teenustasuga.
RAAMATUPIDAMISTEENUSE ERITINGIMUSED
13.1. 1Office’i poolt pakutavad raamatupidamisteenused on toodud välja 1Office’i veebisaitidel, Portaalis või 1Office’i poolt Kliendile tehtud Teenusepakkumuses.
13.2. Raamatupidamisteenuse osutamise periood on üks kalendrikuu (Teenuseperiood), kui Kliendi ja 1Office’i vahel ei ole kokku lepitud teisiti.
13.3. 1Office pakub raamatupidamisteenuseid vastavalt kehtivatele siseriiklikele seadustele, määrustele, üldtunnustatud raamatupidamispõhimõtetele ja kvalifikatsioonidele, mis on kehtestatud ettevõtte raamatupidamise ja finantsaruandluse korraldamiseks.
13.4. 1Office’i raamatupidamiseteenuse Teenustasud on sätestatud 1Office’i veebisaitidel, Portaalis või 1Office’i poolt Kliendile tehtud Teenusepakkumuses. Teenustasu arvestamise periood on üks kalendrikuu, kui ei ole kokku lepitud teisiti.
13.5. 1Office peatab Teenused etteteatamata ja vastutuseta Kliendi ees, kui Kliendil on Raamatupidamisteenuse eest võlgnevusi.
13.6. Klient on kohustatud:
– esitama raamatupidajale hiljemalt iga kalendrikuu 5. (viiendaks) kuupäevaks eelmise kalendrikuu raamatupidamise algdokumentide digitaalsed koopiad. Kui Klient dokumente tähtajaks ei esita, ei loeta Lepingu rikkumiseks olukorda, kus 1Office esitab maksudeklaratsioonid ja riiklikud aruanded viivitusega või ei esita neid seaduses sätestatud tähtajaks;
– tagama, et esitatud dokumendid ja info on tõesed, nõuetele vastavad ja täielikud;
– esitama raamatupidamise algdokumendid Teenusekirjelduses nõutud keeles. Kui Klient esitab raamatupidamise algdokumendid muus keeles, hüvitab Klient 1Office’ile sellega seotud tõlkekulud;
– tagab 1Office’ile esitatud raamatupidamise algdokumentide seotuse Kliendi majandustegevusega. Kui majandustegevuse sisu on algdokumendis raskesti mõistetav või kahemõtteline ja / või teostatud tehingu seos Kliendi majandustegevusega pole selge, kohustub Klient esitama täiendavat teavet ja dokumente;
– säilitama seadusega sätestatud korras kõiki äriühinguga seotud raamatupidamise algdokumente;
– teavitama 1Office’it õigeaegselt kõigist maksukohustust põhjustavatest tehingutest;
– volitama raamatupidajat esitama maksudeklaratsioone ja riiklikke aruandeid kõigile riigiasutustele elektrooniliselt.
13.7. Raamatupidamiskannetes kajastatakse kõiki tehinguid esitatud dokumentide alusel. 1Office’il ei ole kohustust kontrollida Kliendi esitatud dokumentide õigsust.
13.8. 1Office’il on õigus keelduda raamatupidamistoimingute heakskiitmisest või raamatupidamistoimingute tegemisest selliste raamatupidamise algdokumentide alusel, mille puhul 1Office’il on põhjust arvata, et tegemist võib olla maksuseaduse rikkumisega, mille korral tekib omakorda 1Office’ile vastutus.
13.9. 1Office ei vastuta Teenuste mittetäieliku või nõuetele mittevastava osutamise eest, kui Teenused on osutatud Kliendi esitatud mittetäielike või nõuetele mittevastavate dokumentide ja info alusel.
13.10. Lepingu lõppemisel saadab 1Office Kliendile raamatupidamisaruanded e-posti teel (elektroonilisel kujul). 1Office ei säilita raamatupidamisaruandeid ega dokumentide koopiaid pärast Lepingu lõppemist. Raamatupidamisdokumentide säilitamise kohustus seaduses ettenähtud aja jooksul lasub Kliendi ettevõtte juhatusel.
13.11. Juhul, kui Klient teatab 1Office’it Lepingu lõpetamisest vastavalt punktile 7.2. ja keeldub raamatupidamisteenusest enne lõppkuupäeva, kohustub Klient maksma leppetrahvi viimase kuue kuu keskmise Teenustasu määras.
13.12. 1Office’i koguvastutus on piiratud summa ulatuses, mis on võrdne Kliendi makstud viimase kolme kuu keskmise Teenustasuga.
ANDMETÖÖTLUSLEPING
LISA
1OFFICE’I TEENUSETINGIMUSTELE
Juuli 2020
Käesolev isikuandmete töötlemist käsitlev leping („Andmetöötlusleping” või „DPA”) reguleerib 1Office’i („Volitatud töötleja”) poolt isikuandmete töötlemist Kliendi nimel („Vastutav töötleja”) Teenuste osutamisel Lepingu alusel. Volitatud töötlejaks Kliendi suhtes on 1Office’i kontserni kuuluv ettevõte, mis osutab Kliendile Lepingu alusel Teenuseid.
Käesolev Andmetöötlusleping on 1Office’i ja Kliendi vahelise Lepingu lahutamatu osa.
Seadusandlus
1.1 Andmetöötluslepingus sätestatakse Volitatud töötleja ja Vastutava töötleja kohustused vastavalt Euroopa Liidu ja riiklikele kohaldatavatele andmekaitset ja privaatsust käsitlevatele õigusaktidele („Kohaldatav seadus”), sealhulgas isikuandmete kaitse üldmäärus (EL) 2016/679 (GDPR).
Isikuandmete töötlemise eesmärk
2.1. Lepingu alusel andmete töötlemise eesmärk on Volitatud töötleja poolt Teenuste osutamine vastavalt Lepingus ettenähtud korrale.
2.2. Volitatud töötleja teostab ainult selliseid töötlemistoiminguid, mis on vajalikud ja olulised Lepingujärgsete kohustuste täitmiseks.
2.3. Seoses Volitatud töötleja poolt Teenuste osutamisega Vastutavale töötlejale töötleb Volitatud töötleja Vastutava töötleja nimel järgmist tüüpi isikuandmeid („Isikuandmed”):
– nimi, postiaadress ja e-posti aadress, telefoninumber
– isikukood / riiklik kindlustusnumber / sünniaeg
– pangakonto andmed
– pensionit puudutavad üksikasjad
– isikut tõendav dokument
– puhkust puudutav dokumentatsioon
– tööleping
– alaealiste (alaealiste laste) andmed
2.4. Volitatud töötleja töötleb Kliendi nimel Isikuandmeid järgmiste andmesubjektide kategooriate kohta:
– Vastutava töötleja töötajad
– Vastutava töötleja eraisikust kliendid ja tarnijad
– Vastutava töötleja klientide ja tarnijate töötajad
Juhised
3.1 Volitatud töötleja võib Isikuandmeid töödelda ainult vastavalt Vastutava töötleja kirjalikele juhistele („Juhised”), välja arvatud juhul, kui seadus nõuab, et tegutsetaks ilma sellise juhiseta.
3.2. Juhised käesoleva Andmetöötluslepingu sõlmimise ajal näevad ette, et Volitatud töötleja võib Isikuandmeid töödelda ainult sellisel eesmärgil, et osutada vastavalt Lepingule Teenuseid. Käesoleva Andmetöötluslepingu ja poolte vastastikusel kokkuleppel võib Vastutav töötleja anda täiendavaid kirjalikke juhiseid, mis vastavad käesoleva Andmetöötluslepingu tingimustele.
3.3. Vastutava töötleja juhised Isikuandmete töötlemiseks peavad vastama kohaldatavale seadusele. Isikuandmete õigsuse, kvaliteedi ja seaduslikkuse ning nende hankimise viiside eest vastutab ainuisikuliselt Vastutav töötleja.
3.4. Volitatud töötleja teavitab Vastutavat töötlejat kõigist Juhistest, mida ta peab Kohaldatava seaduse rikkumiseks ning ei täida Juhiseid enne, kui need on kinnitatud või muudetud.
Alltöötlejate kaasamine
4.1. Volitatud töötlejale antakse üldvolitus kolmandate osapoolte („Alltöötlejad”) kaasamiseks Isikuandmete töötlemisse ilma Vastutavalt töötlejalt täiendavat kirjalikku eriluba saamata, tingimusel, et töötlemine antakse üle mis tahes Alltöötlejate kategooriale, mis on käesolevas Andmetöötluslepingus ära märgitud. Alltöötlejate kategooriaid võib 1Office aeg-ajalt muuta ja muudatusest teavitatakse Vastutavat töötlejat.
4.2. Volitatud töötleja kasutab Lepingujärgsete Teenuste osutamisel järgmisi Alltöötlejate kategooriaid:
– 1Office’i kontserni kuuluvad ettevõtted
– raamatupidamistarkvara pakkujad
– palgaarvestuse tarkvara pakkujad
– riiklikud tööhõive- ja maksuregistrid
– IT-teenuse osutajad
– Lepingu alusel Teenuste osutamiseks palgatud Alltöövõtjad.
4.3. Kui Vastutav töötleja soovib Alltöötleja uue kategooria lisamise suhtes vastuväiteid esitada, teatab Vastutav töötleja sellest Volitatud töötlejalt kirjalikult kümne (10) tööpäeva jooksul alates teate saamisest. Kui Vastutav töötleja ei ole vastuväiteid tähtajaks esitanud, loetakse, et ta on nõustunud uue Alltöötleja kategooria lisamisega.
4.4. Juhul, kui Vastutav töötleja vaidlustab Alltöötleja lisamise ja pooled ei jõua kokkuleppele, võib Vastutav töötleja Lepingu lõpetada, teatades sellest Volitatud töötlejale kirjalikult 1 kuu jooksul alates Volitatud töötlejalt punktis 4.3. nimetatud teate saamisest ette.
Volitatud töötleja kohustused
5.1. Volitatud töötleja on kohustatud tagama, et tema töötajad ja Alltöötlejad käsitleksid kõiki Isikuandmeid rangelt konfidentsiaalsetena.
5.2. Isikuandmeid töödeldakse Vastutava töötleja seaduslike Juhiste alusel.
5.3. Volitatud töötleja peab rakendama kohaldatavas seaduses sätestatud asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, sealhulgas kooskõlas GDPR artikliga 32.
5.4. Volitatud töötleja abistab Vastutavat töötlejat niivõrd, kuivõrd see on võimalik asjakohaste tehniliste ja korralduslike meetmete rakendamisega Vastutava töötleja Kohaldatavast seadusest tulenevate kohustuste täitmisel.
5.5. Volitatud töötleja teatab Vastutavale töötlejale, kui ilmneb rikkumine, mis võib põhjustada Vastutava töötleja nimel töödeldavate isikuandmete juhusliku või ebaseadusliku hävitamise, kaotamise, muutmise, loata avaldamise või neile juurdepääsu võimaldamise (edaspidi „Isikuandmetega seotud rikkumine ”). Teade tuleb esitada põhjendamatu viivituseta, võimaluse korral 72 tunni jooksul pärast isikuandmetega seotud rikkumisest teadasaamist.
5.6. Volitatud töötleja teeb Vastutavale töötlejale kättesaadavaks teabe, mis on mõistlikult vajalik käesolevas Andmetöötluslepingus sätestatud kohustuste täitmise tõendamiseks ning võimaldab kvalifitseeritud sõltumatu audiitori poolt läbiviidava auditi teostamist. Pooled lepivad kokku auditi aja, mis võib toimuda mitte sagedamini kui üks kord aastas, kusjuures Volitatud töötlejale peab võimaldama mõistliku aja vajaliku info koostamiseks. Auditiga seotud kulud tasub Vastutav töötleja. Kogu auditi käigus hangitud infot hoiab Vastutav töötleja konfidentsiaalsena.
Vastutava töötleja kohustused
6.1. Vastutav töötleja peab tagama, et Isikuandmed saadakse andmesubjektidelt ja et Vastutaval töötlejal on õiguslik alus Isikuandmete töötlemiseks.
6.2. Vastutava töötleja kohustus on tagada andmesubjektide õigused, sealhulgas andmesubjektide teavitamine töötlemisest käesoleva Andmetöötluslepingu alusel.
Andmesubjektide õigused
7.1. Kui Vastutav töötleja saab andmesubjektilt taotluse Andmesubjekti õiguste kasutamiseks Kohaldatavas seaduses sätestatud korras ja kui sellisele taotlusele vastamiseks on vajalik Volitatud töötleja abi, abistab Volitatud töötleja Vastutavat töötlejat, esitades vajaliku teabe ja dokumentatsiooni. Volitatud töötlejale antakse mõistlik aeg kooskõlas Kohaldatavale seadusele, et aidata Vastutavat töötlejat selliste taotluste täitmisel.
7.2. Kui Volitatud töötleja saab andmesubjektilt taotluse Andmesubjekti õiguste kasutamiseks Kohaldatavas seaduses sätestatud korras ja selline taotlus on seotud Vastutava töötleja Isikuandmetega, peab Volitatud töötleja viivitamatult edastama päringu vastamiseks Vastutavale töötlejale ning mitte vastama andmesubjekti taotlusele.
Vastutus
8.1. 1Office’i vastutusele kohaldatakse Teenusetingimuste punktis 10 „Vastutuse piiramine” sätestatut.
Kehtivus
9.1. Käesolev Andmetöötlusleping jõustub alates Teenusetingimustega nõustumisest Kliendi poolt ning kehtib kuni Lepingu lõppemiseni.
9.2. Pärast Lepingu lõppemist kustutab Volitatud töötleja kõik tema valduses olevad Isikuandmed, välja arvatud juhul, kui vastavalt kehtivatele seadustele on Volitatud töötleja kohustatud säilitama osa või kõiki Isikuandmeid (sel juhul arhiveerib Volitatud töötleja andmed ja rakendab mõistlikke meetmeid Isikuandmete edasise töötlemise vältimiseks). Selliste Isikuandmete suhtes jääb Andmetöötlusleping kehtima.