Ettevõtete tänased väljakutsed on seotud riskide maandamise ja konkurentsivõime suurendamisega. Üks lahendustest võiks olla tööprotsesside kasulikkuse hindamine ja väheefektiivsete, kuid oluliste töölõikude täitmine teenus(t)ega.
Teenust kasutatakse erinevatel eesmärkidel: kulude kokkuhoid, suurem efektiivsus, kõrgem kvaliteet, uued ideed ja lahendused jne. Teenuse sisseostmine võib initsieerida ettevõttes vajalikke muudatusi ja tuua kaasa soovitud arengud.
Järgmiseks 2-3 aastaks prognoositakse raskeid aegu. Sellises olukorras vähendatakse personali koosseisu ja kulusid, öeldakse üles koormavaid rendilepinguid, vähendatakse investeeringuid, koolituskulusid jne. Katmata töölõigud võiks edukalt täita teenustega, näiteks kontorihalduse ja klienditeeninduse funktsioonid. Rääkimata turundusest ja müügist, IT-st, raamatupidamisest, personalijuhtimisest jne.
Ettevõtte omanikel ja juhtidel tasub panna pead kokku, kaasata lisaajusid ja vaadata äriplaan üle (nt toote või teenuse unikaalsus, lisandväärtus, sihtgrupp). Strateegia, tegevusplaan, toimemudel ja detailsemad tööprotsessid võivad olla samuti aegunud. Seejärel tuleb hinnata, kas kõik töölõigud on üldse vajalikud. Hea plaan ei taga veel edu – eesmärgid viib ellu võimekas personal ühes paindliku tegevuskavaga.
Kui teenuse kasutamine on hoolikalt läbimõeldud, siis avaldab see positiivset mõju nii ettevõtte klientide kui partnerite usalduse suhtes. Teenuselepingus on seepärast oluline kokku leppida soovitud eesmärgid ja tulemused, protsessijuhtimine, tegevused ning tähtajad, lepingu periood. Järjest populaarsemaks on muutumas sekretär-juhiabi, müügiassistendi, infosekretäri ja administratiivjuhi teenused (nt e-kontor, esindusbüroo jne), mis vähendavad oluliselt ettevõtete püsikulusid.
Lihtne näide: 3 töötajaga väikeettevõte 45m2 keskpärasel kontoripinnal Tallinna kesklinnas soovib vähendada halduskulusid. Ettevõttes töötavad sekretär, tegevjuht ja müügispetsialist. Igakuised kulutused sekretärile ja kontorihaldusele (sh rent) on 21 500 krooni. Praktika näitab, et sekretäri tootlikkus on keskmiselt 50% või vähem. Tegevjuht ja müügispetsialist kasutavad kontorit peamiselt koosolekuteks ja meilide lugemiseks-kirjutamiseks. Ettevõte võiks kaaluda e-kontori ja/või esindusbüroo teenust.
E-kontor on juriidilise aadressi ja halduse renditeenus. Ettevõte saab e-kontori näol äriaadressi, sekretäri- ja müügiteenuse, võimaluse kasutada kontoritehnikat, virtuaalset kausta ja koosolekuruumi. Ettevõtte töötaja(d) ei vaja reaalset kontoripinda, vaid tegutsevad kodukontoris, avalikes WiFi-levialaga keskkondades ja e-kontori koosolekuruumis. E-kontori teenus sobib ideaalselt 1-4 töötajaga mobiilsele väikeettevõttele (nt IT, konsultatsiooni ja tootmisettevõtted). E-kontori täispakett maksab 2990 krooni kuus!
Esindusbüroo on isikliku sekretäriga ruumirendi teenus Tallinna südalinnas. Büroos on 2-4 töökohta, kasutada saab koosoleku-, olme- ja vastuvõturuume ning kontoritehnikat. Isiklik sekretär töötleb posti, vastab kõnedele, tutvustab tooteid-teenuseid, haldab juhikalendrit, koostab dokumentatsiooni jne. Teenusepakkuja tasub ise kommunaalarved. Teenus sisaldab võrreldes mikroettevõtte olemasoleva olukorraga palju mitmekesisemaid võimalusi. Hind on 9500 krooni kuus!
E-kontori ja esindusbüroo teenused vähendavad ettevõtete riske ja pakuvad konkurentsivõimet suurendavaid kombineeritud lahendusi. Tähtsustame üle enda võimekust ja võimalusi saada piiratud ressursi juures hakkama kõigega, sh professionaalse asjaajamse, klienditeeninduse ning müügiga. Aeg on muudatusteks küps!
Autor: Heiki Lemba
